1. Requisits previs
Fer servir el mòdul d’expedients de l’ERES 2.0. El servei incorpora la modalitat de registre. En el cas que sigueu usuaris d’aquest i vulgueu activar el mòdul d’expedients ens ho heu de comunicar a través d’una petició de suport.
Ser usuari del servei iArxiu. Si encara no disposeu del servei iArxiu haureu de sol·licitar l’alta al mateix per poder fer-lo servir des de l’ERES.
Donar d’alta un fons documental a iArxiu i comunicar-ho al Consorci AOC per a portar a terme la configuració.
Afegir permís d’Arxiver a EACAT: L’usuari ha de tenir permís d’Arxiver tant a iArxiu com a ERES. El gestor d’EACAT l’haurà d’afegir el permís corresponent.
2. Com enviar a transferir expedients i documents a iArxiu des de l’ERES (usuari gestor d’expedients)?
L’usuari amb rol de gestió d’expedients ha de finalitzar la tramitació dels mateixos per poder enviar-los a transferir a iArxiu.
Un cop a la safata d’expedients finalitzats, aquells que s’hagi d’arxivar de manera definitiva, s’han d’enviar a transferir i establir la data de transferència:
Un cop arribada la data de sol·licitud, els expedients apareixeran a la safata Sol·licitud de transferència de l’usuari Arxiver.
Addicionalment l’usuari gestor d’expedients podrà fer seguiment de les transferències dels seus expedients, des de les safates Sol·licitud de transferència i Expedients transferits disponibles a la pestanya expedients (des d’aquesta només podrà visualitzar els expedients associats a les seves àrees o unitats de treball.
3. Com trametre expedients i documents a iArxiu des de l’ERES (usuari arxiver)?
Un cop activada la funcionalitat, i disposar dels permisos corresponents, l’Arxiver podrà veure la pestanya iArxiu a ERES per poder fer la tramesa dels expedients i documents.
En aquesta apareixen les safates a través de les quals l’usuari arxiver pot visualitzar tots els expedients enviats a transferir, independentment dels permisos associats sobre les unitats de treball:
Sol·licituds de transferència: mostra els expedients que l’usuari de gestió d’expedients de l’ERES hagi finalitzat i enviat a transferir. A través d’aquesta l’usuari Arxiver pot Enviar a transferir o Rebutjar la transferència a través dels botons de sota:
En procés: mostra els expedients mentre s’estan transferint a iArxiu.
Expedients transferits: mostra els expedients que ja s’han registrat a iArxiu amb l’identificador corresponent i un enllaç a la visualització de l’expedient a iArxiu.
En el cas que es produeixi un error de transferència a iArxiu, l’expedient o expedients afectats tornarien a la safata “Sol·licituds de transferència” en estat d’error, per a que es pugui analitzar el motiu de l’error i tornar a trametre.