1. Requisitos previos
Utilizar el módulo de expedientes del ERES 2.0. El servicio incorpora la modalidad de registro. En caso de que sea usuario de éste y desee activar el módulo de expedientes nos lo debe comunicar a través de una petición de apoyo.
Ser usuario del servicio yArchivo. Si todavía no dispone del servicio yArchivo deberá solicitar el alta al mismo para poder utilizarlo desde el ERES.
Dar de alta un fondo documental en iArxiu y comunicarlo al Consorci AOC para llevar a cabo la configuración.
Añadir permiso de Archivero a EACAT : El usuario debe tener permiso de Archivero tanto en iArchivo como en ERES. El gestor de EACAT deberá añadirle el permiso correspondiente.
2. ¿Cómo enviar a transferir expedientes y documentos a iArxiu desde el ERES (usuario gestor de expedientes)?
El usuario con rol de gestión de expedientes debe finalizar la tramitación de los mismos para poder enviarlos a transferir a iArxiu.
Una vez en la bandeja de expedientes finalizados, aquellos que deba archivar de forma definitiva, deben enviarse a transferir y establecer la fecha de transferencia:
Una vez llegada la fecha de solicitud, los expedientes aparecerán en la bandeja Solicitud de transferencia del usuario Archivero.
Adicionalmente el usuario gestor de expedientes podrá realizar seguimiento de las transferencias de sus expedientes, desde las bandejas Solicitud de transferencia y Expedientes transferidos disponibles en la pestaña expedientes (desde ésta sólo podrá visualizar los expedientes asociados a sus áreas o unidades de trabajo.
3. ¿Cómo enviar expedientes y documentos a iArxiu desde el ERES (usuario archivero)?
Una vez activada la funcionalidad, y disponer de los permisos correspondientes, el Archivero podrá ver la pestaña yArchivo a ERES para poder realizar el envío de los expedientes y documentos.
En ésta aparecen las bandejas a través de las cuales el usuario archivero puede visualizar todos los expedientes enviados a transferir, independientemente de los permisos asociados sobre las unidades de trabajo:
Solicitudes de transferencia : muestra los expedientes que el usuario de gestión de expedientes del ERES haya finalizado y enviado a transferir. A través de ésta el usuario Archivero puede Enviar a transferir o Rechazar la transferencia a través de los botones de abajo:
En proceso : muestra los expedientes mientras se están transfiriendo a iArxiu.
Expedientes transferidos : muestra los expedientes que ya se han registrado en iArxiu con el identificador correspondiente y un enlace a la visualización del expediente en iArxiu.
En caso de que se produzca un error de transferencia a iArxiu, el expediente o expedientes afectados volverían a la bandeja “Solicitudes de transferencia” en estado de error, para que se pueda analizar el motivo del error y volver a enviar.